عناصر الهيكل التنظيمي.. من ماذا يتكون الهيكل التنظيمي؟

إن الهيكل التنظيمي هو ترتيب وتنظيم السلطة وهي تحتوي على العديد من المسؤوليات والوظائف التي تكون موجودة داخل المؤسسة أو المنظمة ويكون الهدف منها في الهيكل التنظيمي هو تحديد كيفية توزيع السلطة واتخاذ العديد من القرارات التي تخص تنفيذ الأعمال واليوم سوف نتحدث عن هذا بالتفصيل ونعرف من ماذا تتكون.

عناصر الهيكل التنظيمي

سنتحدث عن العديد من العناصر المخصصة للهيكل التنظيمي ومن هذه العناصر ما يلي:

• تصميم الوظائف: هذا الجزء يتم فيه تحديد من يقوم بالعمل وما هو العمل الذي سوف يقوم به كما يجب أيضا عند القيام بتصميم العديد من الوظائف وضع معها بعض التخصصات، ويتم تقسيم الوظائف إلى بعض العائلات وهذا ليتم معرفة كل وظيفة تنتمي إلى أي قسم من الأقسام.
• تجميع الوظائف: يجب في هذا الجزء أن يتم تصوير الأماكن التي تخص وكيفية تواجد الموظفين فيها ويتم تحديد التبعية الإدارية بها والمكان أيضا الذي سوف تصب فيه في النهاية، وأيضا يتم توضيح كيفية القيام بعمل الإدارات وتبعيتها للمدير.
• تصميم الأقسام: ومن هنا يجب تحديد الأقسام التي يكون لها حاجة في المنظمة بالفعل وهذا يتم بناء على طبيعة عمل هذه المنظمة والاحتياجات الخاصة بها.
• إنشاء التسلسل الهرمي التنظيمي: بعد أن يتم تصميم الوظائف وتصنيفها جيدا وتحديد الأقسام الموجودة فيها والتي تنتمي إليها كل وظيفة منها يبدأ في رسم شكل العلاقات التي تخص هذا الهيكل وأيضا شكل التبعية الحقيقية وتحديد من يقوم بتقديم التقارير لمن.

بعض العناصر الأخرى المهمة في الهيكل التنظيمي

سنتحدث عن بعض العناصر التي يجب أن تتوافر في الهيكل التنظيمي ومن هذه العناصر ما يلي:

• تحديد السلطة: وهذا يعني أن يتم رسم المقدار المحدد من السلطة والصلاحية الخاصة به لكل مدير وأيضا الأقسام التي تمتد إليها السلطة حتى يتم العمل بشكل صحيح ولا يحدث فيه أي تعارض بين السلطات.
• التنسيق بين الأقسام: وفي هذا العنصر يتم رسم آلية وطبيعة التنسيق والتواصل بين العديد من الأقسام حيث يتم تحديد من الشخص الذي سوف يتواصل مع الشخص الآخر، ومن في هذه الأقسام يرتبط عمله بالقسم الآخر ارتباطا وثيقا، والقيام أيضا بالتنسيق بين المدراء المختصين في الأقسام ومن ينوب عن كل قسم يتم تحديده.

أهمية الهيكل التنظيمي

سنتحدث عن الأهمية الموجودة في الهيكل التنظيمي وهذا من خلال ما يلي:

• يمكننا الهيكل التنظيمي من بيان المستويات الإدارية ومسؤولياتها والاختصاصات التي تخص مؤشرات الأداء وقياسها وتحسينها.
• يقوم الهيكل التنظيمي على ترتيب العلاقات والقيام بتحديدها هذا بالإضافة إلى منح الأعضاء المسؤولين الصلاحيات اللازمة.
• يساعد الهيكل التنظيمي على البيان وتفضيل الأقسام والدوائر والإدارات وأيضا المسميات والقيام بتحديد العلاقة بين العمليات المؤسسية.
• المساعدة في التنظيم للقيام بتحقيق الكثير من الأهداف التي تسعى لها.
• تحديد العديد من المراكز التي تصخ التكلفة في مراكز المسؤوليات والقيام بإجراء محاسبة لهذه التكاليف ومثال على هذا الإجراءات التي تخص المحاسبة الإدارية وأيضا آلية رفع التقارير.

المبادئ التي يستند عليها الهيكل التنظيمي

توجد العديد من المبادئ التي يستند عليها الهيكل التنظيمي ومن هذه المبادئ ما يلي:

• مبدأ وحدة الرئاسة: وهذا يكون لكل موظف من الموظفين رئيس واحد يتم الأخذ منه التعليمات والأوامر والتوجيهات.
• مبدأ قصر خط السلطة: ينص هذا المبدأ على أنه كلما قلت المسؤوليات الإدارية كلما ازدادت الفعالية الإدارية.
• مبدأ تساوي المسؤولية مع السلطة: ينص هذا المبدأ على أنه يوجد لكل مسؤولية وظيفية سلطة تقوم بالإشراف عليها.
• مبدأ وحدة الهدف: هذا المبدأ يعنى أن الهدف هو ما يسعى الكثير من الأشخاص في تحقيقه.
• مبدأ المرونة: هذا المبدأ ينص على القابلية للتكيف مع العديد من التغيرات الخارجية والداخلية الخاصة له دون الحاجة إلى أي تعديل فيها.
• مبدأ الوظيفة: هذا المبدأ يعني التقسيم بناء على الوظائف الموجودة ونوع العمل.
• مبدأ تقسيم العمل: هذا المبدأ ينص على أنه كل فرد يكون مسؤول عن جزء خاص من العمل.

أنواع الهياكل التنظيمية التي يتم استخدامها

توجد العديد من الأنواع التي تخص الهياكل التنظيمية ويتم استخدامها ومن هذه الهياكل ما يلي:

• الهيكل التنظيمي الهرمي.
• الهيكل التنظيمي الوظيفي.
• الهيكل الهيكلي الأفقي أو المسطح.
• الهيكل الذي يطلق عليه هيكل المصفوفة.
• الهيكل التنظيمي الذي يكون قائم على الفريق.

وفي النهاية نكون قد تحدثنا في العديد من الأشياء التي تخص الهيكل التنظيمي وما هي العناصر الموجودة فيه وما هي المبادئ التي يكون مترتب عليها وكيف أنها تعتبر من الجزء الرئيسي الذي يجب أن يتوافر في أي وظيفة من الوظائف.