كيف اكتب رسالة لجهه حكوميه؟!

الرسالة الرسمية تختلف كثير عن الرسائل الغير رسمية في العديد من الأمور، لذلك عليك أخذ في عين الاعتبار عندما تقوم بكتابة رسالة إلى جهة حكومية أن تخضع تلك الرسائل إلى الشروط والمعايير المناسبة التي ينبغي أن تتقيد بها بينما لا تخضع الرسائل الغير رسمية لمثل هذه القواعد، فمن خلال هذا المقال سنعرض لكم كيف تكتب رسالة لجهة حكومية.

عناصر الرسائل الحكومية

في هذا العنوان سنعرض لكم مجموعة من العناصر يجب مراعاة عندما تكتب رسالة إلى جهة حكومية:

• التحية أو العنوان: عندما تقوم بكتاب رسالة إلى جهة حكومية تكون صياغة الكتابة في الرسالة بها احترام ويتم وضع في أعلى الرسالة قبل الموضوع.
• الموضوع: وهو عبارة عن مقدمة سريعة عن موضوع الرسالة.
• التاريخ: يجب أن تكتب تاريخ الرسالة في اليوم الذي سوف ترسلها إلى الجهة الحكومية.
• اسم الشخص المستلم: هو الشخص الذي يتم توجيه الرسائل إليه.
• الترويسة: هي عبارة عن المعلومات الخاصة بالمرسل وتتكون من عنوانه ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني الخاص به.
• نص الرسالة: هو أهم جزء في الرسالة ذلك لأنه يتم فيه التحدث عن الطلب أو المشكلة أو الشكر.
• تقسيم الرسائل: يتم تقسيم الرسالة على شكل فقرات متتالية واحدة تلو الأخرى بأسلوب منبق وباللغة العربية والابتعاد عن الأخطاء الإملائية، وأظهر الاحترام والتقدير إلى الشخص المرسل إليه في محتوى الرسالة.
• يمكنك استخدام التعبير: عن الاحترام والسرور في محتوى الرسالة مثل قول كلمة ارحب بكم، أو إرسال لك أطيب التحيات إليك وخالص الأمنيات، والسعادة والتوفيق، أرجو منك قبول اعتذار على الإزعاج، واختيار الكلمات الطيبة.
• الخاتمة: تتكون من فقرة واحدة يتم من خلالها إغلاق الرسالة بوداع مهذب.

التركيز على الشروط والقواعد الأساسية

فيما يلي سنعرض لكم أبرز التركيزات عن الشروط والقواعد الأساسية:

• التركيز على الهدف الأساسي من الرسالة وذكره في أول فقرة.
• عدم الابتعاد عن الموضوع الأساسي للرسالة، وعدم سرد في الرسالة مواضيع أخرى.
• الابتعاد عن اللغة العامية.
• يجب أن تكون الرسالة بطريقة معتمدة على الإقناع والابتعاد عن العواطف.
• الابتعاد عن المحسنات البديعية لأنها تبعد الانتباه القاري عن الموضوع الرئيسي.
• الالتزام بالموضوعية والحرص على اختيار كلمات الخطاب.
• التأكد من صحة الأرقام والأسماء والأماكن والأرقام والبيانات المذكورة في الخطابة.
• الابتعاد عن تكرار الكلمات والجمل.
• استخدام اللغة الرسمية في الحوار وواضحة ما تتضمن ضيع المجاملة، واستخدام ضمائر المخاطب والجمع.
• جعل محتوي الرسالة قصير ودقيق وكتابة المعلومات الضرورية فقط بشكل كامل.

عبارات تستخدم في محتوى الرسالة الرسمية

• يوجد بعض العبارات التي يمكنك من خلالها إرسالها إلى الجهات الحكومية، فمن هذه العبارات هي:
• الرجاء الاطلاع على هذه الوثيقة المرافقة.
• يمكن الاتصال بك عبر رقمك هذا خلال 24 ساعة القادمة على مدار اليوم.
• في هذا الموضوع أرجو الإفادة منكم.
• اكتب لي استفسار عن ذلك الموضوع.
• لقد درسنا اقتراحك بعناية و..
• سنكون في غاية الامتنان إذا تكرمت وقمت بأرسال معلومات اكثر بخصوص هذا الموضوع.
• نحن مهتمون بالحصول على.
• نحن مهتمون باستقبال هذا الموضوع.
• مطلوب منكم أن بشكل عاجل.

أنواع الرسائل الرسمية

يوجد العديد من الأنواع المختلفة عن أنواع الرسائل الرسمية، فيما يلي:

• المذكرة: هي عبارة عن طلب أمر ما ضمن اختصاصات العمل من خارج النماذج المعدة من قبل الشركة ذلك، بحيث يكتبها الموظف لرئيسه المباشر في العمل من أجل طلب غرض معين مثل إفادته بمشكلة معينة وطلب التوجيه.
• الخطاب: هي عبارة عن كتابة خطاب يرسل من قبل الإدارة أو دائرة إلى دائرة أخري  داخل الشركة أو المؤسسة ذاتها، وتتضمن مواضيع الخطاب الاطلاع أو التشاور أو طلب التوجيه وإيجاد  حلول للمشكلة.
• الخطاب الإلحاقي: الهدف من الخطاب الإلحاقي هو متابعة الخطاب الذي أرسل بحيث يلحق به، من اجل تصحيح الأخطاء أو طلب الرد على موضوع الخطاب، أو التأكد من اجل ما تضمن الخطاب السابق.
• خطاب الرد: هو نوع من أنواع الخطابات التي يستخدم في الرد على الخطابات، وذلك باستخدام بعض العبارات التي تشير إلى الخطاب الذي يرد عليه، ويتضمن بعض الكلمات الهامة مثل خطاب سعادتكم، أو معاليكم، سموكم.
• المحضر: المحضر هو عبارة عن مذكرة يكتبها فريق العمل لديه صلاحيات برصد موضوع ما، إعداد تقرير مفصل عن موضوع معين، وبعد ذلك مناقشة وتداوله بين الأعضاء الفريق ويوقع عادة من قبلهم.

 في ختام ذلك المقال قد عرضنا لكم ابرز العناوين عن كيف اكتب رسالة لجهة حكومية، فقد عرضنا لكم ما يلي عناصر الرسائل الحكومية، التركيز على الشروط والقواعد الأساسية، أنواع الرسائل الرسمية، عبارات تستخدم في محتوى الرسالة الرسمية.