كيف أكتب دعوة لاجتماع في 7 خطوات

تنتشر الدعوات في الكثير من المناسبات التي يمكن أن تدعوا البعض لها، ومن ضمن هذه الدعوات هي الدعوة لحضور اجتماع، لذا سنقدم لكم طريقة كتابة الدعوة خلال الفقرات التالية لهذا المقال بالإضافة إلى النصائح الذهبية التي تسهم في نجاح تلك الدعوة.

كيف أكتب دعوة لاجتماع في 7 خطوات

لكتابة دعوة اجتماع هناك بعض الخطوات التي يجب اتباعها وتنفيذها بدقة، ومن ضمن هذه الخطوات ما يلي:

1- تحديد نوع الدعوة

في البداية يجب أن تحدد نوع الدعوة التي تريد أن تكتبها وهي “دعوة لاجتماع” وذلك لكي يتمكن الأشخاص المدعوين ارتداء الملابس المناسبة لنوع الدعوة التي قمت بإرسالها لهم.

2- بطاقات الدعوة 

في الخطوة الثانية وبعد تخصيص الدعوة التي تريد إرسالها وهي دعوة “اجتماع”، قم بتخصيص البطاقات المتعددة التي يوجد بها اسم المدعو.

3- الترحيب في بداية الدعوة للاجتماع

أبدأ في الدعوة بالترحيب باسم المدعو وبدأ كتابة التوضيح الخاص بالدعوة المطلوبة وأنك تريد أن يحضر هذا الشخص الاجتماع… وهكذا.

4- ذكر مكان الاجتماع

في الخطوة الرابعة يجب أن ندرك المدعو ونعرفه على والزمان المحدد للاجتماع وطرق التواصل التي يمكن بها التساؤلات عن أي مما يخص هذه الدعوة.

5- ذكر زمن الاجتماعي

يجب أن نقوم بإخبار المدعو على الوقت المحدد من الدعوة في المكان الذي قمنا بإخباره له في الخطوة السابقة.

6- التعليمات والقوانين من الاجتماع

هناك بعض التعليمات التي يجب أن تذكرها فيم يتعلق بالاجتماع وبعض القوانين التي يجب أن يلتزم بها المدعوين لعدم مخالفتها أو التعرض لأي أمر محرج لأي من الأطراف المتواجدة في الاجتماع.

 7- إنهاء الدعوة

في النهاية يجب أن تقوم بكتابة خاتمة بسيطة بالشكر المقدم على حضور الاجتماع أو أي من الكلمات اللطيفة التي يمكن لها أن تترك طيب الأثر في نفوس المدعوين.

نصائح حول كتابة دعوة لاجتماع

هناك مجموعة من النصائح التي يجب الاطلاع عليها والعمل بها لكي تتمكن من كتابة الدعوة التي تريدها، ومن ضمن هذه النصائح ما يلي:

• كتابة كافة تفاصيل الدعوة بالطريقة الصحيحة، ومن ثم مراجعة المعلومات التي قمت بكتابتها في الدعوة.
• التأكد من خلو الدعوة من كافة الأخطاء الإملائية أو اللغوية التي تؤثر في كتابة الدعوة.
• يجب أن تتضمن الدعوة الموقع المناسب لمكان الاجتماع.
• وضوح التفاصيل والمعاني من الدعوة المكتوبة.
• كتابة تفاصيل الاجتماع في سطور الدعوة.

نموذج الدعوة للاجتماع الرسمي

لكي تتمكن من إرسال الدعوة لاجتماع رسمي يجب ان تتبع السطور التالية لنشرح فيها النموذج الخاص بتلك الدعوة، ليتمثل هذا النموذج فيم يلي:

السيد مدير……….

يدعوكم لحضور اجتماع مهم بخصوص……….

موضوع الاجتماع…………..

وذلك يوم………. الموافق……….. الساعة…………

سيتم مناقشة العديد من الأمور الهامة، وهي كالآتي:

• ………………..
• ………………..
• ………………..

مدير…….. (المسمى الوظيفي) في شركة……..

التاريخ………..

التوقيع………..

لمزيد من المعلومات يُرجى الاتصال على الرقم……

وضحت الفقرات السابقة العديد من المعلومات التي يجب الاستعانة بها في كتابة الدعوة للاجتماع وطريقة كتابة النموذج الخاص بتلك الدعوة، فغن كنت من ضمن المهتمين بكتابة هذا الموضوع يجب أن تتبع ما سبق من فقرات، وهناك بعض النصائح التي تم عرضها لتسهم بنسبة كبيرة جداً فبي كتابة الدعوة بصورة ناجحة.