طريقة كتابة رسالة رسمية بالعربي في 7 خطوات فقط

تعتبر طريقة الكتابة والتنظيم من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها عند كتابة الرسائل الرسمية، حيث تحتاج الكثير من المعاملات إرسال رسالة رسمية مكتوبة بطريقة صحيحة وبلغة سليمة، ونتعرف من خلال مقالنا على طريقة كتابة رسالة رسمية بالعربي في 7 خطوات فقط.

طريقة كتابة رسالة رسمية بالعربي في 7 خطوات فقط

يتم اتباع بعض الخطوات البسيطة لكتابة رسالة رسمية بطريقة صحيحة، ونتعرف عبر السطور التالية الخطوات المتبعة لكتابة رسالة رسمية بالعربي بطريقة صحيحة:

استخدام بريد إلكتروني مناسب

يعتبر عنوان البريد الإلكتروني من أهم البيانات أو طرق التواصل التي تتضمنها الرسالة الرسمية، ويجب التأكد أن البريد الإلكتروني المستخدم يحتوي على الاسم والرموز والأرقام، ويجب أن يكون تابع للمؤسسة أو مكان العمل، حيث يجب مراعاة أن مُستلم الرسالة الرسمية لا يعرف المرسل بشكل شخصي.

كتابة اختصار الموضوع

يجب أن يكون موضوع الرسالة مكون من جمل مكتوبة في خانات مختصرة، ويجب أن تكون مُصاغة بشكل احترافي ومكتوبة بلغة عربية سليمة، وفي حال إن كان الشخص يرغب في إرسل رسالة رسمية لصاحب العمل لزيادة المرتب، يتم كتابة “طلب زيادة في المرتب” في خانة موضوع الرسالة.

التحية الرسمية

تعتبر التحية هي أول ما يتم كتابته في الرسالة الرسمية، ويجب استخدم صيغة رسمية للتحية، وكتابة لقب أو اسم عائلة الشخص المُرسل إليه الرسالة، ويمكن استخدام صيغة “تحية طيبة وبعد أو لمن يهمه الأمر، أو عزيزي أو عزيزتي”.

عرف نفسك

يجب أن يقوم مُرسال الرسالة الرسمية بتعريف نفسه في بداية الرسالة، ويجب ذكر الاسم أو توضيح صلته بالمتلقي، حيث يرغب أصحاب الأعمال في معرفة إن كان مُرسل الطلب موظف أم عميل.

كتابة موضوع الرسالة

يجب أن تتم صياغة موضوع الرسالة بلغة صحيحة مع إيضاح السبب الرئيسي لكتابة الرسالة، أو توضيح المراد معرفته من خلال إرسال الرسالة مثل الموعد النهائي أو لسؤال عن تفاصيل إدارية خاصة بالشركة.

إنهاء الرسالة والتقدير

يجب أن يقوم المرسل بإبداء التقدير لمُستلم الرسالة وشكره على قراءة الرسالة، ويمكن أن يستخدم بعض العبارات الخاصة بالتقدير من قبيل (تفضل بقبول خالص الشكر والاحترام، ولك وافر التحية والتقدير، نشكر حضراتكم على وقتكم)، ثم يتم كتابة اسم المُرسل في نهاية الرسالة وعنوان الإقامة وطرق التواصل معه مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني الخاص به.

مراجعة الرسالة قبل إرسالها

يجب أن يقوم المُرسل بالتدقيق ومراجعة محتوى الرسالة قبل إرسالها، والتأكد من أن المعلومات التي تحتويها الرسالة مكتوبة بشكل صحيح، ويجب مراعاة الأخطاء اللغوية وتصحيحها، وعند التأكد من صحة صياغة الرسالة والمعلومات التي تتضمنها يتم تأكيد إرسال الرسالة.

وفي النهاية نكون تعرفنا على طريقة كتابة رسالة رسمية بالعربي في 7 خطوات فقط ، حيث تعتبر الرسالة الرسمية من الأمور المهمة التي يتم إرسالها في الكثير من المعاملات مع الشركات وأصحاب الأعمال سواء إن كان مُرسل الرسالة موظف في الشركة أم عميل.