خصائص الرسالة الإدارية.. ما هي خصائص الكتابة الإدارية؟

هناك الكثير لا يعرفون ما هي الرسالة الإدارية وما الفرق بينها وبين الرسائل العادية، لذلك ومن خلال مقالنا التالي سوف نقدم لكم العديد من المعلومات التي تخص الرسالة الإدارية، ومنها خصائص الرسالة الإدارية، وعناصر الرسالة الإدارية، وصفات الرسالة الإدارية، وفي النهاية سوف نختم بأهمية الرسالة الإدارية.

خصائص الرسالة الإدارية

تعد الرسائل الإدارية هي نوع من أنواع الرسائل التي ترسل إلى الإدارات والهيئات الرسمية، مثل الشركات، وفي الأغلب تكون هذه الرسائل يكتبها الموظفين لطب شيء أو ترسها بعض من الشركات إلى شركات أخرى، ويوجد في هذه الرسائل العديد من الخصائص، لهذا سوف نعرض لكم هذه الخصائص فيما يلي تابعوا معنا لكي تتعرفوا عليها:

• البساطة والدقة في التعبير عن الكلمات.
• استخدام المصطلحات الإدارية، والتركيز في مخاطبة الأفراد بالألقاب الوظيفية.
• الاختصار في المعنى، من دون الإخلال به.
• استخدام أسلوب راقي في كتابة الرسالة، بعيداً عن العاطفة يلزم وجود الرسمية.
• عدم استخدام أسلوب المجاملات، والدخول في هدف الرسالة بشكل مباشر.
• المحافظة على استخدام معلومات صادقة وفي منتهى الدقة.
• استخدام أسلوب التسلسل المنطقي في الأفكار المطروحة في الرسالة.
• في وقت الرد على الرسائل، يجب ارسال إلى الشخص المعني برقم الرسالة وتاريخ إرسالها وموضوعها، وفي حال كانت الرسالة للرد على نقاط معينة، يجب الرد بشكل مباشر على كل نقطة في الرسالة الأصلية.

عناصر الرسالة الإدارية

يوجد العديد من العناصر التي تتكون منها الرسالة الإدارية، وتعد هذه العناصر مهمة للغاية في الرسالة الإدارية، ومن خلال السطور التالية مجموعة من هذه العناصر فيما يلي تابعوا معنا لكي تتعرفوا عليها:

• البسملة: تكتب عبارة البسملة في منتصف بداية الصفحة.
• التاريخ: يكتب التاريخ في أعلى الرسالة من على يمين الصفحة.
• مخاطبة المرسل إليه، نقوم بذكر اللقب أو الرتبة الوظيفية، ويكتب في نهاية الرسالة التاريخ بشكل مباشر.
• التحية الافتتاحية: مثل (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، أو تحية طيبة وبعد.
• التوقيع: التوقيع من خلال المرسل أو الكاتب، ومن ثم كتابة اسمه كاملاً، في الجهة اليسرى في أسفل الصفحة.
• عنوان المرسل: يكتب العنوان في الرسائل العادي أو غير الرسمية، في أسفل الصفحة في جهة اليمين، بجانب التوقيع.

صفات الرسالة الإدارية

سوف نقدم لكم من خلال هذه الفقرة مجموعة من الصفات الموجودة في الرسالة الإدارية التي لا توجد في أي رسالة أخرى، تابعوا معنا لكي تتعرفوا عليها:

• يقوم كاتب الرسالة بالكتابة بأسلوب دقيق جداً وسهل في الفهم.
• الدخول في الموضوع مباشر من دون الكثرة في الكلام.
• يقوم بكتابة المصطلحات الإدارية والحكومية الرسمية، وتوجيه الكلام للشخص باللقب الذي يشتهر به.
• عدم المبالغة في التعبير، وعدم وجود أي مجاملات في الرسالة.

أهمية الرسالة الإدارية

تعمل الرسائل الإدارية في تسهيل العملية الإدارية والوظيفية، داخل أي هيئة أو أي شركة، حيث أن تكون هذه الرسائل هي الوسيلة التي يتواصل بها جميع الهيئات الرسمية والغير رسمية، أو أيضا الأقسام الإدارية الموجودة في المؤسسات، ومن الممكن أن تكون وسيلة تواصل بين جميع الموظفين، حيث أنها تساعد على توفير الوقت والمجهود الكبير لأنها ترسل بكل سهولة إلى أي جهة أو أي مؤسسة.

في النهاية لقد تعرفنا تعرفنا من خلال مقالنا السابق على العديد من المعلومات التي تخص الرسالة الإدارية، ومثلما كشفنا لكم عن معنى الرسالة الإدارية أنها تكون عبارة عن رسالة رسمية ترسل إلى الهيئات والإدارات، ومن خلال فقرات المقال لقد قدمنا لكم خصائص الرسالة الإدارية، وعناصر الرسالة الإدارية، وصفات الرسالة الإدارية، وفي النهاية لقد ختمنا المقال بأهمية الرسالة الإدارية.